Sempre comece uma mensagem com uma saudação cordial, como um ‘caro’ ou ‘olá’, ou no mínimo o nome da pessoa.
Nunca divague muito. Seja tão conciso, específico e breve quanto possível.
Lembre-se de assinar suas mensagens com seu nome e sobrenome e configurar um assinatura automática no seu sistema que conterá todas as informações para contato (incluindo seu nome completo, endereço, telefone e fax e repita seu endereço de email)
Revise as mensagens.
Sempre releia as mensagens antes de enviá-las. Leia para verificar gramática inadequada, uso errôneo de palavras e leia para analisar o som e tom de suas palavras.
Nunca transmita as mensagens no momento em que escreve. Segure mensagens numa “caixa” para revisão final e verificação das palavras antes de pressionar o botão de envio final.
Lembre-se de configurar seu sistema para ativar automaticamente verificador de escrita como sua ação final antes de enviar as mensagens.
Linha de assunto.
Sempre diga algo na linha de assunto. Filtros de spam normalmente utilizam isso como um indicador para deletar as mensagens antes de entrar no sistema.
Nunca a deixe em branco.
Lembre-se que as linhas de assunto devem ser com palavras para captar a atenção rapidamente e que enquadram o que você deseja transmitir na área de mensagem.
Respondendo.
Sempre faça referência ao tópico de discussão na sua mensagem. Não há nada mais irritante do que receber uma réplica crítica, sem saudação de abertura, sem nome no fim e sem mensagem anterior anexada. Tudo o que aparece é um o.k ...Eu concordo...faça isso! Tome algum tempo para adicionar uma ou duas palavras que ajudarão ao leitor entrar no tópico específico da discussão.
Nunca use uma mensagem anterior e endereço para abrir uma nova discussão, sem primeiro apagar todas as mensagens anteriores, especialmente a velha linha de assunto e inserir um novo assunto.
Lembre-se de fazer um esforço para responder todas as mensagens dentro de 24 a 48 horas, valendo o mesmo para ligações telefônicas.
Transmissão de Mensagens.
Sempre use as funções copiar e colar quando transmitir mensagens para um novo pacote de pessoas que não se conhecem.
Nunca deixe endereços anteriores e informações anexadas a sua nova mensagem. Delete-as antes de transmitir as mensagens.
Lembre-se que não é adequado transmitir endereços e informações para indivíduos que podem não querer seus endereços compartilhados sem seu conhecimento ou permissão.
Mensagens em lote.
Seja sempre sensível em como você escolhe enciar suas mensagens em lote. Usando o recurso “para” não deve ser o primeiro e único método usado. Seu primeiro pensamento deve ser usar o recurso “bcc”, ao menos que você esteja certo que todo mundo em sua lista de email se conhece e deve ver todos os nomes para quem ela foi enviada.
Nunca mostre o endereço de email de todo mundo, ao menos que todos se conheçam, sem exceção.
Lembre-se quando responder mensagens em lote para somente responder a aqueles indivíduos que verdadeiramente precisam ver sua resposta.
Formatos e fontes.
Sempre seja cuidadoso quanto a qualquer fonte especial e formato usados nas mensagens. Isso freqüentemente faz com que o destinatário veja linhas de códigos e outras coisas.
Nunca use todas as letras maiúsculas, pode parecer que você está gritando, nem use todas as letras minúsculas. Isso mostra sua falta de atenção e interesse para digitar corretamente.
Lembre-se de saber seus e-pals. Mesmo que a tecnologia tem avançado, Macs e Pcs ainda não se comunicam 100% do tempo.
Tom de Email
Sempre use linguagem e gramática adequada e cortês em frases completas. Evite o uso de abreviações, gírias e jargões.
Nunca use email para transmitir mensagens pessoais que seriam transmitidas melhor de forma pessoal ou por telefone.
Lembre-se que o email é uma forma ótima, rápida e fácil de comunicação. Contudo, nunca podemos esquecer de usar o mesmo cuidado e cortesia em nossos escritos como faríamos ao falar com alguém em pessoalmente.
