Às vezes você pode ser solicitado a escrever uma carta de referência para pessoas que conhece. Normalmente isto acontecerá quando você estiver em uma posição bastante elevada em sua carreira ou em sua vida, ou ocupa uma certa colocação que o coloca em uma posição de onde pode analisar ou comentar sobre as outras pessoas que trabalham com você ou para você. A carta de referência que você escreve é um documento importante, na medida em que proporciona a corroboração das habilidades e qualidades da pessoa que você está referindo, e pode fazer a diferença entre chegar ou não ao objetivo pretendido pela pessoa - um novo emprego, a admissão a uma instituição, etc. Alguns passos simples para escrever uma carta de referência são descritos abaixo.
Discuta com a pessoa, e chegue a um acordo sobre o objetivo. Quando solicitado a fornecer uma referência, você precisa saber com que propósito está escrevendo esta referência. Discuta e chegue a acordo sobre este assunto com a pessoa que o convidou a fornecer a referência, definindo as informações que devem ser prestadas, a quem deve ser dirigida e até quando deve ser feita e enviada.
Diretrizes a serem seguidas. Forneça informações sobre como você conhece a pessoa para quem está escrevendo a referência, e por quanto tempo. Mencione as qualidades especiais e talentos que fazem desta pessoa um candidato de destaque. Evite fornecer informações negativas, destaque qualidades positivas como a atenção ao detalhe, trabalho em equipe, habilidades de comunicação, etc, mas somente se forem verdadeiras. A menção das suas próprias qualificações e as circunstâncias sob as quais é capaz de avaliar o indivíduo em questão ajudará a fornecer uma confirmação qualitativa, e acrescentará peso à referência. Outros pontos a lembrar - manter a referência restrita aos pontos essenciais e importantes, firme e sucinta; sua referência não deve ser nem breve nem extensa demais.
Formato e aparência. A carta de referência deve ter um aspecto profissional, portanto é melhor digitá-la do que escrevê-la a mão. Também preste muita atenção ao fraseado e à maneira de se expressar, em geral, tendo o cuidado de utilizar apenas uma medida justa de jargões e evitar sobrecarregar a carta com palavras extravagantes. Use adjetivos positivos evitando termos como 'justo', 'decente', ‘adequado ', etc. Seja muito específico sobre os atributos positivos que você está descrevendo.
Descrevendo qualidades intangíveis ou latentes. Não é fácil descrever atributos intangíveis como a imaginação, quociente emocional, gestão de conflitos, etc. Nestes casos, é sempre preferível elaborar um pouco em termos dos casos reais em que essas qualidades se apresentaram.
