Reuniões face a face são o melhor caminho para chegar a uma decisão que requer discussão. Uma reunião bem planejada pode falhar miseravelmente se a pessoa que lidera a reunião não tiver um bom desempenho. Grandes reuniões não acontecem por acaso. Elas são o resultado de um líder eficaz, que entende o propósito e os efeitos pretendidos da reunião e considera as necessidades dos participantes da reunião. Aqui estão alguns passos que você pode seguir para tornar a sua próxima reunião verdadeiramente fantástica:
Inicie na hora marcada. Embora seja tentador esperar por retardatários, seria uma falta de consideração para com as pessoas que fizeram um esforço para chegar a tempo.
Apresente as pessoas umas às outras. Se a maioria dos participantes já se conhece, apresente o restante ao grupo. Se a maioria dos participantes não se conhece, permita a todos apresentarem-se entre si circulando pela sala.
Confirme o objetivo e estratégia da reunião. Os objetivos da reunião devem ser especificados na pauta. Os itens da pauta devem ser um meio para atingir esse fim. Confirme com o grupo que os objetivos são válidos e que a agenda torna as metas alcançáveis. Caso sejam necessárias alterações, faça-os no início da reunião.
Estabeleça as regras de jogo. Isso é importante para cada reunião. As regras do jogo devem ser apresentadas pelo grupo, e deve haver concordância dentro do grupo quanto às mesmas. É tarefa do líder da reunião assegurar que as regras sejam respeitadas. Se um grupo se reúne regularmente, regras previamente estabelecidas devem ser disponibilizadas na sala, em local visível.
Siga a agenda. Permitir que o grupo se disperse em uma discussão, ou gastar muito tempo em um tópico vai impactar negativamente o resto da sua reunião. Se um tópico não pode ser exaustivamente discutido no tempo disponível, deve ser retomado normalmente numa futura reunião. Se o assunto é crítico, pode ser dado mais tempo. No entanto, uma questão menor deve ser eliminada para manter a reunião no horário. Nunca elimine uma pausa para compensar a discussão prolongada.
Modere a discussão. O líder da reunião deve iniciar a discussão sobre os novos itens da agenda, preencher as lacunas na discussão, e conduzir o debate para o próximo assunto no momento oportuno. Um líder de reunião sempre deve confirmar com o grupo a alteração do tempo destinado a um tema.
Envolva os participantes. Se um participante se manteve em silêncio durante algum tempo, peça a opinião desta pessoa.
Tome decisões. Caso haja informações disponíveis para tomar uma decisão, tome-a. Você nunca terá um momento melhor para tomar esta decisão. Se é necessária uma ação para obter informações para tomar uma decisão ou realizar uma tarefa necessária, a ação deve ser identificada. Deve ser feita uma atribuição para a pessoa apropriada e prazos devem ser estabelecidos.
Resuma os pontos-chave discussão, decisões e itens que requerem ação. Não apresente estes pontos como fatos, faça perguntas. Os participantes devem confirmar que as suas anotações são verdadeiras, ou sugerir mudanças necessárias.
Envie suas notas ou minutas para o grupo após a reunião. Peça aos participantes para analisarem e sugerirem alterações, se necessário.
Agora que você sabe como conduzir uma reunião verdadeiramente fantástica, leia How To Practice Business Etiquette para saber o que você pode esperar de seus pares.
