A internet está cheia de dicas de como criar e-mails profissionais e eficazes. Muitas destas recomendações práticas são dirigidas a pessoas que tentam colocar-se em seu primeiro emprego. Infelizmente, e-mails ineficazes são muito comuns entre os que já fazem parte da força de trabalho. Alguns e-mails ineficazes são escritos por pessoas que não estão acostumadas aos computadores e às comunicações eletrônicas. Outros são escritos por pessoas que têm poucas habilidades gerais de comunicação. A grande maioria é escrita por pessoas comuns. Temos grande probabilidade de escrever e-mails ineficazes quando estamos ocupados, com preguiça, tentando evitar confronto, ou começando em um novo cargo. Aqui estão os passos que podemos seguir para escrever e-mails efetivos.
Determinar se o e-mail é o melhor método de comunicação. O e-mail é uma ótima ferramenta, mas não é eficaz nem adequado em todas as situações. As questões que requerem uma resposta imediata são mais bem tratadas presencialmente ou por telefone. O e-mail também não é uma maneira adequada de resolver conflitos, informar as pessoas sobre as principais mudanças organizacionais, ou apresentar pela primeira vez um futuro cliente (se este vai ser atendido pessoalmente por alguns dos empregados) ou um novo colega.
Identifique claramente o assunto. E-mails com assuntos vagos, ou mesmo sem a identificação de um assunto, são difíceis de serem localizados mais tarde e são mais facilmente esquecidos. As palavras-chave do assunto devem estar no início da frase, porque estas frases podem ser cortadas na tela do computador. Se um e-mail está relacionado a uma próxima reunião, é útil incluir a data e a hora no assunto. Nunca crie uma mensagem de e-mail como uma resposta para um e-mail antigo ou sobre um tópico que não está realmente relacionado ao seu assunto.
Inclua uma saudação. Embora muitas pessoas mais jovens se familiarizem com a escrita informal, a maioria dos clientes e colegas de trabalho irá esperar uma saudação no início de uma mensagem.
Indique claramente a finalidade da mensagem. A primeira frase do e-mail deve transmitir a relevância da mensagem para o leitor. Se isto não acontecer, é menos provável que a pessoa leia seu e-mail.
Seja conciso. O e-mail é mais usado para transmitir informações breves, de valor de curto prazo. Uma mensagem de correio eletrônico não é o local para estabelecer uma política de longo prazo, relatar resultados significativos, ou propor um novo projeto. Se este tipo de informação precisa ser transmitido por via eletrônica, o melhor é incluí-la como um anexo separado.
Destaque prazos. Se um e-mail requer uma ação, os prazos e a natureza da ação já devem ser indicados nas primeiras frases. Se é um prazo importante, deve ser mostrado em negrito ou sublinhado.
Inclua suas informações de contato. Caso um leitor tenha uma questão que requer idas e vindas de comunicação para ser discutida, muitas vezes será mais fácil responder por telefone. A inclusão de um endereço postal permitirá ao leitor enviar-lhe material impressa, sem precisar contatar você para pedir este endereço.
Evite grandes arquivos anexados. A maioria das pessoas tem restrições quanto ao tamanho dos anexos e-mail que pode receber, por isso é uma questão de etiqueta e-mail evitar enviar anexos grandes. Se um grande anexo passar, pode tornar pesado e lento o computador de seu destinatário durante vários minutos. Isso pode resultar em seu e-mail ser eliminado antes mesmo de ser lido. Fotografias de máquinas digitais são comumente problemáticas, porque são enviadas em uma resolução muito maior do que é realmente necessário para visualização ou impressão. As fotografias deverão ser reduzidas para um tamanho padrão para impressão, em uma resolução de 72 (visualizar) a 300 (imprimir) pixels por polegada, utilizando software de edição de imagens, antes de serem anexadas. Outros tipos de anexos podem ser compactados em um arquivo .zip, ou outro formato. Se um arquivo for superior a 5 megabytes, pode ser melhor distribuído através de um site ftp ou através de suportes tais como CD ou DVD.
Não use acrônimos ou emoticons nas suas mensagens de texto. Eles não são adequados, a menos que você esteja escrevendo sobre um assunto sem importância para um colega muito próximo, ou mandando um e-mail completamente informal a um conhecido pela Internet.
Use um verificador ortográfico e gramatical. Um e-mail pobremente escrito, ou com erros de digitação, sugere que você é preguiçoso, ignorante, desorganizado, ou todas as anteriores.
Não espere uma resposta imediata. Um e-mail pode chegar em poucos segundos, mas as respostas significativas a este e-mail são escritas por seres humanos. Ocasionalmente, essas pessoas estão longe da sua mesa, no telefone, no banheiro, no almoço, ou conversando face a face com uma pessoa real. Se uma questão requer uma resposta para o mesmo dia, por favor, não envie um e-mail. Telefone ou desça as escadas.
