Etiqueta em reunião de negócios é basicamente bom senso comum, mas leva um pouco de prática. Certamente, todos nós podemos identificar o que não se deve fazer quando planejar e / ou comparecer a uma reunião, mas muitas vezes o que nós realmente precisamos é de um conjunto de orientações sobre a forma de fazer isso com êxito. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo.
Comparecendo a uma reunião:
Esteja no horário. Sempre chegue poucos minutos antes que o horário da reunião está definido para começar. Isso indica respeito à pessoa que planejou a reunião e mostra que você é organizado.
Esteja preparado. Antes da reunião, não se esqueça de ler ou revisar quaisquer materiais relacionados com as políticas e procedimentos que serão abordados. Você será muito mais capaz de dar uma contribuição valiosa.
Traga um caderno e uma caneta. Mesmo se você não tome uma única nota, isso irá mostrar que está interessado na agenda e sério sobre o seu papel na reunião.
Participe. Quando o presidente pedir feedback e você achar que tem alguma coisa para contribuir, não se esqueça de o fazer. Faça perguntas também.
Seja educado e atencioso. Nunca exerça uma fala cruzada em uma reunião e seja cortês com a pessoa que tem a palavra. Ouça o que está sendo dito e resista à vontade de discutir com alguém.
Tenha uma conduta profissional. Reuniões são um ótimo lugar para deixar as pessoas saberem que você é sério e tem algo a oferecer. Utilize esta oportunidade para demonstrar o seu conhecimento e compreensão.
Agradeça ao presidente. É uma coisa tão pequena, mas agradecer a quem organizou a reunião não é apenas boa etiqueta, é também um sinal de respeito.
Executando uma reunião:
Planeje com antecedência. Se você é responsável por convocar uma reunião, planeje com antecedência antes de enviar a notificação da reunião. Certifique-se de que todas as partes interessadas são convidadas.
Defina uma agenda clara. No convite da sua reunião, indique claramente a agenda da reunião. Liste os itens de ação e peça aos participantes que venham preparados para abordar estas questões. Anexe a documentação relacionada para análise e peça contribuições.
Defina um tempo limite. No atual ambiente de negócios, todos estão ocupados. Ao definir um prazo claro, você está mostrando que você respeita a necessidade de gestão de tempo dos seus colaboradores, bem como a sua.
Vista-se profissionalmente. Você quer ser levado a sério, e a aparência é importante. Mesmo que seja "sexta-feira casual", vista roupas sociais adequadas.
Incentive a pontualidade. Nunca se atrase para a sua própria reunião! Defina um exemplo e planeje estar no local alguns minutos antes do horário de início.
Gerencie a reunião. Se atenha à agenda e mantenha um olho no relógio. Educadamente tente dissuadir conversas cruzadas e certifique-se que cada pessoa tem uma oportunidade de falar. Mexa ao longo da agenda, mas não tão rápido arriscando perder pontos importantes. Se a reunião sai do tópico, relembre o grupo da agenda em mãos e sugira que a matéria seja abordada num outro momento.
Evite engajar conversas mesquinhas ou argumentos. Mantenha a calma e diplomacia, não importa o quão aquecida a discussão se torne.
Resuma. No final da reunião, some os itens de ação e se necessário, solicite uma outra reunião.
Follow-up. Quando a reunião acabar, acompanhe com todos os participantes. Envie uma lista dos itens ação, as resoluções e as questões que permanecem em aberto. Agradeça às pessoas pelo tempo de comparecer, e peça feedback.
