No ritmo acelerado dos negócios no mundo de hoje, a comunicação telefônica é mais importante do que nunca. Com a proliferação dos telefones celulares, os negócios são realizados 24 horas, nos 7 dias da semana, e o telefone se tornou a nossa salvação. É cada vez mais importante estar ciente de etiqueta ao telefone e boas maneiras. Aqui estão algumas dicas para garantir o sucesso.
Planeje a chamada. Sempre anote os principais objetivos antes de fazer uma chamada. O que você está tentando realizar? Quais os resultados que você está esperando? Como você vai lidar com objeções? Ao definir uma agenda, você estará mostrando respeito a pessoa que você está chamando e reconhecendo a sua agenda lotada.
Saiba quem você está chamando. Obter o nome certo da pessoa é fundamental. Compreenda a posição da pessoa na organização e reconheça-a em sua saudação.
Seja educado. Isso deveria ser óbvio, mas ser educado não significa apenas tratar a pessoa que você está chamando com respeito. Isto deve estender-se à pessoa que atender ao telefone ou a mensagem que você deixa no correio de voz. Muitos empresários contam com correio de voz para chamadas, e sua abordagem pode fazer a diferença quanto à possibilidade ou não retornarem a sua chamada. Tenha cuidado para manter seu tom de voz modulado e nunca indicar impaciência ao deixar uma mensagem. Se a tecnologia permite, revise a mensagem antes de apertar o botão "Enviar". Muitos sistemas permitem que você apague e regrave sua mensagem. Se for esse o caso, faça isso!
Apresente-se. Certifique-se que o seu parceiro sabe quem você é, qual empresa que representa e a natureza da sua chamada. Isto se aplica se você chega à pessoa pelo correio de voz ou a contata pessoalmente. Fale clara e lentamente.
Vá direto ao ponto. Uma vez que você f bem sucedido em alcançar seu parceiro e apresentar-se, vá ao ponto. Conversa fiada só irá indicar que você não respeita seu tempo. Deixe a pessoa saber por que você está chamando e use suas notas para manter a sua agenda clara.
Ouça. Permita que a pessoa que você está chamando faça perguntas e expresse seu ponto de vista. Não interrompa, e responda às perguntas diretamente e com honestidade. Mesmo se você encontre objeções, permita que o indivíduo terminar antes de entrar com sua defesa. Seja cortês e verifique a sua atitude, frequentemente. Indique que você está ouvindo, dizendo: "certo", "eu entendo", ou simplesmente "sim", mas se abstenha de comentar, até que o indivíduo tenha acabado.
Faça perguntas abertas. Estimule o livre fluxo do diálogo, fazendo perguntas que exijam que a pessoa responda completamente. Você pode aprender muito com este tipo de intercâmbio e isso muitas vezes leva a uma discussão mais aprofundada.
Seja paciente. Nunca tente apressar uma chamada, e permita que o indivíduo expresse suas opiniões, reações, etc.
Saiba quando terminar a chamada. Geralmente há um ponto em que fica claro que a chamada deve ser concluída, e tentar estende-la para atingir objetivos adicionais pode ser contraproducente. Às vezes a pessoa que você chamou parece querer estender a conversa, e você terá que educadamente concluir a conversa, sem ofender a pessoa. Utilize afirmações positivas como "eu sei que você está ocupado, e quero agradecer-lhe por seu tempo", educadamente sinalize o fim da conversa.
Lembre-se sempre de tratar as pessoas da maneira que você gostaria de ser tratado e você não errará!
