Livro caixa é uma daquelas coisas que nenhum negócio vive sem. Sendo uma parte essencial das operações de negócios, o livro-caixa certifica que você está registrando todas as transações financeiras que você faz em relação ao seu negócio. Relatórios financeiros corretos ajudam a longo prazo o seu negócio, tanto como ponto de partida operacional quanto para pontos de partida financeiros também. Muitas pessoas, especialmente as que não são chegadas em números, se esquivam quando devem manter registros financeiros detalhados e longos. Tudo o que o livro-caixa precisa é de dedicação e disciplina.
Primeiro, você deve aprender a categorizar seus gastos e recebimentos. Mantenha duas fichas ou páginas – uma para o dinheiro que entra e outra para o dinheiro que sai. Você se agradecerá depois quando chegar hora de declarar impostos, por exemplo, especialmente por haver ramificações em relação ao que você paga de imposto extra. Lembre-se de manter também um registro dos papéis – todas as notas fiscais que você emite e são emitidas, assim como recibos e registros de vendas. Para a parte de recebimentos, escreva todas as fontes dos pagamentos que você receber. Certifique-se de que o livro-caixa estará sempre atualizado em relação às vendas e fontes de dinheiro – e inclua data, quantidade, fonte, nome do cliente e, claro, um número de referência individual que você possa associar a tal fonte.
Depois, foque na parte de gastos. Da mesma maneira que os recebimentos, faça associações sobre pessoas ou empresas que você pagou, o número do recibo que você recebeu, a data da transação e a quantia. Para manter tudo mais detalhado, você também pode colocar uma breve descrição do item ou serviço que comprou e o motivo do qual precisava de tal para melhorar seu negócio. Não se esqueça de criar um número de associação para cada saída financeira também. Outra coisa que pode ser interessante é categorizar seus gastos com rótulos gerais – estoque de comida, por exemplo, ou artigos de escritório, salários pagos e etc. Agrupar seus gastos desta maneira te ajudará na hora da declaração de impostos, então preste atenção em como você categorizará.
Se o seu negócio funciona com um fundo financeiro, certifique-se de detalhar os motivos e transações do dinheiro que vem deste fundo. Pode ser tão simples quanto fazer uma caixinha para o fundo financeiro e colocar um papel dentro da caixinha e revisar os papéis ao fim de cada semana. Os fundos financeiros empresariais são uma forma de ajudar seus negócios então preste atenção em como você gastará o dinheiro. Manter registros de seus gastos pelo fundo financeiro também te ajuda a perceber no que você gasta e você pode decidir se vale ou não a pena gastar tanto com tais coisas.
No fim de cada mês, você pode fechar seus gastos totais, recebimentos totais e o fundo financeiro. Fazendo isso você não só terá registros das transações de seus negócios mas também te ajudará e simplificará tudo na hora de determinar o “destino” dos gastos. Dito isso, mantenha um registro total do que entrou e saiu ao fim de cada mês. Assim você saberá o progresso de seu negócio e facilmente verá em quais meses o dinheiro aumenta e abaixa e os motivos pelos quais isso ocorre.
